Contact tussen werkgever en werknemer tijdens ziekte

Waarom regelmatig contact belangrijk is

Volgens de Wet verbetering poortwachter zijn werkgever en werknemer samen verantwoordelijk voor re-integratie. Hiervoor is structureel contact essentieel:

• Het geeft inzicht in herstel, belastbaarheid en verwachtingen.
• Het helpt om voortgang vast te leggen in een verzuimdossier of plan van aanpak.
• Het vormt basis voor aanpassingen in werk, uren of taken, op advies van de bedrijfsarts.
• Het voorkomt onduidelijkheid rondom loondoorbetaling of contact met UWV.

Hoe vaak contact? Richtlijnen voor werkgevers

Hoewel er geen strikte wettelijke contactfrequentie geldt, schrijft de Wet verbetering poortwachter een aantal structuurmomenten voor die de kern vormen van zorgvuldig verzuimbeleid:

• Week 1
  Neem zo snel mogelijk persoonlijk of telefonisch contact op met de werknemer (bij voorkeur binnen de eerste week na ziekmelding).
• Week 6
  De bedrijfsarts voert een probleemanalyse uit, die dient als medische basis van de re-integratie. Jij bespreekt de uitkomsten vervolgens met de werknemer.
• Week 8
  Je stelt samen met de werknemer een plan van aanpak op, zoals wettelijk vereist. Dit document moet uiterlijk twee weken na de probleemanalyse klaar zijn.
• Elke 6 weken
  Volgens de Wet Poortwachter ben je verplicht om minimaal elke zes weken een evaluatiegesprek te voeren met je werknemer. In deze voortgangsgesprekken wordt besproken of het plan werkt of moet worden aangepast. Gesprekken en eventuele bijstellingen van het plan leg je vast in het verzuimdossier.
• Week 42
  Je meldt de werknemer ziek bij het UWV als het verzuim langer dan 42 weken duurt
• Week 52
  Samen met de werknemer voer je de eerstejaarsevaluatie uit. Hierbij reflecteren jullie op het voorgaande jaar en bepalen jullie de doelen voor het tweede ziektejaar

Wat mag je vragen als werkgever?

Wat je wel mag vragen

• Verwachte verzuimduur of hersteltermijn
• Hoe het herstel invloed heeft op werkuren en taken
• Of zwakke plekken in werkprocessen aangepakt moeten worden
• Of er sprake is van een arbeidsongeval of ziekte door werk

Maar wat je nóóit mag vragen

• Medische details of diagnose
• Recente medicatie of behandelingen
• Persoonlijke medische achtergrond

Vraag alleen naar wat noodzakelijk is om re-integratie vorm te geven.

Voor welke situaties is contact relevant?

Dit zijn voorbeelden waarbij contact tussen werkgever en werknemer hoogwaardige toegevoegde waarde heeft:

• Bij re-integratieactiviteiten zoals werkhervatting, opbouwschema’s of werkervaringsplek.
• Bij het opstellen of bijstellen van het plan van aanpak.
• Bij (deel) herstel of betermelding – zodat afspraken helder blijven.
• Bij frequent verzuim of langdurige hersteltrajecten.

De rol van de bedrijfsarts

De rol van de bedrijfsarts is cruciaal.

• Hij beoordeelt medische belastbaarheid en adviseert over werkhervatting.
• Het is niet aan de werkgever om medische informatie te vergaren: dat loopt via de bedrijfsarts of arbodienst.
• Contactinformatie en tussentijdse updates verlopen via jou als werkgever, maar medische details alleen via de bedrijfsarts.

Ondersteuning nodig bij re-integratie?

Bij People in Place begeleiden we werknemers en werkgevers tijdens re-integratietrajecten in spoor 1 en 2 (en 3). We spelen wel een belangrijke rol als verbindende schakel tussen werknemer, bedrijfsarts en werkgever. Door onze ervaring weten we wanneer het tijd is om bij te sturen, geven we praktische tips en zorgen we dat communicatie helder en constructief blijft — altijd in lijn met de Wet verbetering poortwachter.

Wil je meer weten over onze trajecten of over hoe we kunnen bijdragen aan duurzame werkhervatting? We denken graag met je mee.